想好好在領(lǐng)導(dǎo)面前展示一番，無奈年終總結(jié)大會卻不能是你的主場，總是一不小心就超時。直到某一天，我看到了一個叫“電梯匯報術(shù)”的方法，號稱在電梯門口攔住領(lǐng)導(dǎo)，五分鐘就能說清上百張PPT的內(nèi)容，我才恍然大悟。
往模板里填上費盡了腦細(xì)胞列出來的數(shù)據(jù)、分析、計劃……PPT終于做完。
然而萬萬沒想到，真正的難題才剛剛開始——
PPT匯報
年終總結(jié)說得不好，影響了績效年終獎可咋辦？大風(fēng)大浪都過來了，一年的辛苦又怎么能敗在了年終總結(jié)上。
想好好在領(lǐng)導(dǎo)面前展示一番，無奈年終總結(jié)大會卻不能是你的主場，總是一不小心就超時。直到某一天，我看到了一個叫“電梯匯報術(shù)”的方法，號稱在電梯門口攔住領(lǐng)導(dǎo)，五分鐘就能說清上百張PPT的內(nèi)容，我才恍然大悟。
有時候，你準(zhǔn)備了上百頁的屁屁踢，可臨開會，領(lǐng)導(dǎo)卻只有五分鐘的時間在場，沒他拍板，別人什么也決定不了。
有時候，你要匯報一件很重要的事，但領(lǐng)導(dǎo)卻覺得自己的時間很值錢，你的事只配給五分鐘。
有時候，你到客戶那里去提報方案，剛好遇上了他們的大領(lǐng)導(dǎo)，可他只有五分鐘的時間，你是一步步走流程，還是抓住這天降的五分鐘呢？
再比如，你在行業(yè)會議的茶歇認(rèn)識了一個投資人，你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時間，把項目說清楚，并爭取一次正式見面的機會嗎？
麻省理工學(xué)院每年的創(chuàng)業(yè)大賽中，有一個環(huán)節(jié)就是“電梯匯報”，贏者可獲2萬美元獎金，因為上面這些，都是“電梯匯報術(shù)”可以幫助你的。
“電梯匯報術(shù)”是一種結(jié)構(gòu)化思維，比如今天要介紹的是PREP的匯報結(jié)構(gòu)：Position觀點、Reason理由、Evidence證據(jù)、Position重復(fù)觀點。
這都是你需要事先準(zhǔn)備的，我們來分解一下，到底包括哪些：
第一步
觀點（Position）
就是首先用一兩句話說清楚你想要得到的東西，包括：希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意、給預(yù)算、定時間、定下一步計劃、或者盡快看看你的詳細(xì)材料，等等。
請注意（敲黑板），很多人第一步就出了問題，不是“你做了什么”，而是“你希望領(lǐng)導(dǎo)做什么”。
我們通常這樣開頭：
“上周我見了一個供應(yīng)商，他balabalabala”
“這個月，我對員工滿意度進(jìn)行了全面調(diào)查，其中有balabalabala”
“我分析了近幾個月的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)balabalabala”
沒錯，你為這個方案付出了一個月的努力，你有很多話想告訴領(lǐng)導(dǎo)，但這關(guān)他什么事呢？功勞要賣，但不是現(xiàn)在。
不是“我見了一個供應(yīng)商”，而是“有個供應(yīng)商希望見一下您”。
不是“我做了調(diào)查”，而是“想請您確認(rèn)一下下一步的改進(jìn)方案”。
不是“我分析了數(shù)據(jù)”，而是“我們必須把時間提前”。
為什么要這樣開頭？你知道很多領(lǐng)導(dǎo)忙到什么程度？會議開始之前，他還不知道會議的主題是什么。你必須讓他一開始就明白，你希望他做什么？他才能圍繞這一點，考慮你下面的內(nèi)容。
你想要領(lǐng)導(dǎo)做的事情，一般有三種：
第一種是領(lǐng)導(dǎo)明確的動作（定方向、定預(yù)算、定時間、定下一步計劃）；
第二種是領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去；
第三種是領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會議。
你想得到哪一樣，取決于工作目前的進(jìn)度，取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策風(fēng)格（授權(quán)型還是參與型），你必須有一個明確的判斷，別指望領(lǐng)導(dǎo)幫你決定。
請一定要盯著他的眼睛，用堅定、簡短、直接的語言告訴他：“我需要得到您的……”
不要怕這樣做失禮，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快進(jìn)入狀況，節(jié)省他的時間，就是對他最大的尊重。
第二步
理由（Reason）
接下來，你還有4分30秒？
不，你最多還有2分鐘時間陳述你的理由，差不多是你平時講三頁PPT的時間。因為還得留1分多鐘給領(lǐng)導(dǎo)提問。
你需要仔細(xì)分析你的匯報材料，凝結(jié)成不超過三個理由，然后試著用簡潔而有力的語言表達(dá)出來。
簡潔的表達(dá)在于強化重點，何為重點，又取決于你的匯報目標(biāo)。試比較下面兩種句式：
A：“考勤上我建議采用XX系統(tǒng)，因為比較成熟，解決我們后期考勤核算復(fù)雜的問題�！�
這是“論點——論據(jù)——強化論點”的結(jié)構(gòu)，強調(diào)“成熟系統(tǒng)”、“解決實際問題”，顯然是希望用明顯的優(yōu)勢引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)明確的動作（給預(yù)算、定時間、定下一步計劃）。
B：“我建議的XXXX是一項大公司都開始運用的系統(tǒng)，可以在XXX 部分運用，供應(yīng)商可以幫我們聯(lián)系參觀XXX。”
這是“論據(jù)——論點——強化論據(jù)”的結(jié)構(gòu)，強調(diào)“創(chuàng)新”、“行業(yè)交流”，是想要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視與興趣，引發(fā)下一步的動作——“原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，或者“盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會議”。
在“理由（Reason）”環(huán)節(jié)，大部分人的困難在于精簡材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點都重要，怎么也減不下來。
此時，我們要放棄做方案時常用的“技術(shù)思維”，學(xué)會用“決策思維”看自己的方案。
這兩者有什么不同呢？“技術(shù)思維”考慮的是有哪些方法，它們的優(yōu)劣勢又是什么？“決策思維”考慮的是這個方案要多少資源，能達(dá)到什么效果，是否符合我們的目標(biāo)。
站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上，站在一個決策者而不是執(zhí)行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策？哪些是間接的？先把間接的去掉。再想一想，其中最重要的三條是什么？
請不要懷疑這個方法，因為一定可以做到。如果你做不到，說明方案本身有問題，給你一個小時也沒用。
第三步
證據(jù)（Evidence）
在陳述理由之后，通常領(lǐng)導(dǎo)會詢問一兩個關(guān)心的問題，即使領(lǐng)導(dǎo)不問，我們?nèi)匀恍枰M(jìn)入下一個環(huán)節(jié)——證據(jù)（Evidence）。
在“理由（Reason）”部分，核心是觀點，要求簡潔直接；但在“證據(jù)（Evidence）部分”，最重要的是細(xì)節(jié)，要求有打動力，包括：具體現(xiàn)象、數(shù)據(jù)、效果估計、承諾等等。
選擇什么樣的材料作為你強有力的證據(jù)，仍然取決于你想要達(dá)到的目標(biāo)：
給領(lǐng)導(dǎo)決策信心：
“供應(yīng)商之前的使用XXX技術(shù)的XXX項目，預(yù)算和我們基本相同，就是在30天內(nèi)完成的……”
強調(diào)事情的緊急性
“我已經(jīng)聯(lián)系過XXX培訓(xùn)公司的tony，他至少可以聯(lián)系三個在此期間有空擋的場地，但必須在本周內(nèi)確認(rèn)……”
強調(diào)事情的重要性
“我做過測算，按現(xiàn)在的招聘速度，入職率將低于60％，將嚴(yán)重影響各部門工作……”
引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的興趣
“這個管理方式雖然目前應(yīng)用不廣，但非常符合公司未來的發(fā)展方向，聽咨詢公司朋友說國外的一些大型企業(yè)也在做這方面的深度調(diào)研……”
第四步
重復(fù)觀點（Position）
最后，再一次重復(fù)你的要求。
和開頭不同，開頭提要求是讓領(lǐng)導(dǎo)明確你的匯報目的，結(jié)尾的要求則帶有強烈的“行動導(dǎo)向”——更明確，更能讓領(lǐng)導(dǎo)做出決策。
如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)給預(yù)算、定時間、定下一步計劃”，那么你最好能讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是判斷題：
“上面的兩個方案，其中預(yù)算首先要定下來，希望領(lǐng)導(dǎo)能給個建議，我們可以盡快執(zhí)行下去。”
如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，那么你最好表示下一步的行動已經(jīng)在計劃之中，這是一個積極的暗示：
“如果您同意的話，我下一步的想法是……”
如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會議”，那就可以更明確一點：
“我的詳細(xì)計劃已經(jīng)發(fā)到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認(rèn)您本周三和五有時間，如果您覺得有必要，可以安排一個會議……”
請注意（再次敲黑板），所有的努力都是為了一個結(jié)果——下一步明確的行動（時間、人物、預(yù)算、動作），別天真地以為領(lǐng)導(dǎo)會自己決定自己該做什么，人天生有拖延的傾向，你含糊，他也含糊，事情辦不好，責(zé)任還在你。
“五分鐘電梯溝通術(shù)”，難點不在技術(shù)層面，多多練習(xí)，一定可以做到。
難點在于思想包袱。很多人把跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，看得太嚴(yán)重，于是拼命想表現(xiàn)自己，有人則看得太復(fù)雜，于是拼命逃避。
簡潔的表達(dá)源于單純的心態(tài)，“五分鐘領(lǐng)導(dǎo)匯報”只是為了解決問題，不是讓你給領(lǐng)導(dǎo)一個好印象（盡管客觀上有可能），不要追求所謂“技術(shù)含量”，那些只不過是為了滿足個人的虛榮心而已。
你對世界簡單了，這個世界也就不會對你太復(fù)雜。